Az elektronikus dokumentumok

Az üzleti folyamatok alapját az információk képzik, amik különböző dokumentumok formájában jelennek meg. A papír alapú dokumentumok elektronizált formája hiteles, eredeti példány lehet, amennyiben a jogszabályi előírásoknak megfelelően történik az elektronizálás.

Az e-Irattár egy szolgáltatás alapú archiváló rendszer, amely a jelenleg hatályos jogszabályoknak megfelelően alkalmas a hosszú távon tárolni kívánt dokumentumok elektronikus archiválására és megőrzésére.

Archiválás szabályai

Az archiválás szabályait figyelembe véve a dokumentumok abban az esetben archiválhatók és tárolhatók elektronikusan, ha az archiválás pillanatában a dokumentum elektronikus lenyomata időbélyeggel van ellátva, illetve a szükséges meta adatok az archiválásra vonatkozóan megadásra kerültek. Az e-Irattárban archiváláskor megadandó információk köre egy részről a törvényben meghatározott adatokra terjed ki, de az adatok köre dinamikusan bővíthető a későbbi hatékony keresések érdekében.

Integráció

Az e-Irattár lehetőséget biztosít az e-Iktatóból, az e-Számlacentrumból, illetve külső forrásból történő adatfogadásra és archiválásra. Az archiválás és a meta adatok megadása előbbi két termék esetében automatikus, az innen érkező dokumentum hiteles archiválása interfészen keresztül történik.

Az e-Zóna csomag termékeinek együttes használata azért is előnyös, mert így az e-Számlacentrumban és az e-Iktatóban csak az aktuális adatok vannak eltárolva, ami nagy tömegű adat esetén jelentős kapacitás megtakarítást, illetve gyorsabb keresést és feldolgozást eredményez.

Keresés

Az e-Irattárban egyszerű és összetett kereséseket lehet végezni az archivált adatokra, a NAV felé az archivált adatokról az adatszolgáltatás innen biztosítható. A dokumentumok címkézésének lehetősége biztosítja az összetett és bonyolult keresések futtatását is, amelyet egy komplex keresőmotor támogat a gyors és nagy tömegű adatkinyeréshez.

Biztonság

Az e-Irattár megoldásunk rendkívül fontos eleme a biztonságos adattárolás illetve az adattovábbítás. A központi e-Irattár szolgáltatás fizikai eszközei (hardver) biztonságos szerverparkban vannak elhelyezve, az adatáramlás pedig szabványos titkosított (https, sftp) csatornákon történik. Fontos kiemelni, hogy az e-Irattár szolgáltatás igénybevételéhez nem szükséges licenszeket, illetve egyéb hardver és szoftver beruházásokat eszközölni, a felhasználó csak a tényleges használat után fizet.